L’externalisation de certaines tâches administratives d’une entreprise est devenue tendance, et même dans certains cas, incontournable. Voici donc 5 facteurs clés pour lesquels les entreprises doivent externaliser la gestion de la paie.
Gain de temps et productivité
Le traitement de la paie au sein de votre entreprise est un processus qui prend du temps. Le suivi des retenues de prestations, des saisies-arrêts, des nouvelles embauches et des licenciements, des congés payés, ainsi que des modifications de la réglementation fiscale peut être une tâche frustrante. Chaque année, des heures de travail importantes sont consacrées à la préparation des dossiers de paiement et à leur envoi en temps opportun.
Cependant, l’externalisation de la paie permet aux employeurs de se concentrer sur leurs activités principales. Le personnel comptable peut ainsi travailler davantage sur des tâches plus stratégiques relatives au développement des activités de l’entreprise. Quel que soit le nombre de personnes employées par votre entreprise, s’occuper de la paie exige beaucoup de temps et une grande attention aux détails. À cet effet, l’externalisation de la paie libère immédiatement un temps précieux.
Réduction des coûts d’exploitation
Les coûts directs de traitement de la paie peuvent être considérablement réduits en travaillant avec un prestataire externe. Les grandes entreprises peuvent se permettre de maintenir des services de paie en interne. Cependant, pour les petites et moyennes entreprises, avoir un processus de paie interne est budgétivore. Si votre entreprise compte moins de 30 employés, il y a de très bonnes chances que vous puissiez économiser de l’argent en externalisant vos opérations de paie.
Élimination des pénalités et erreurs
Le registre des sociétés déclare que 40 % des petites entreprises paient une pénalité moyenne de 845 € par an pour les dépôts et paiements en retard. Les pénalités pour erreurs, omissions ou déclarations tardives de l’impôt sur la paie peuvent être très coûteuses. Les propriétaires de petites entreprises ne sont pas des experts dans le monde difficile des réglementations fiscales. Or, ils sont légalement responsables de tout cas de fausse déclaration des taxes sur l’emploi aux agences étatiques. Les erreurs mènent à des audits et à des sanctions, des situations qu’aucune entreprise ne veut ou n’a besoin.
Les règles et réglementations fiscales changent constamment et on ne peut pas s’attendre à ce que les propriétaires d’entreprise restent au courant de ces changements. Les gestionnaires de paie professionnels, de leur côté, doivent se tenir au courant des obligations autour de l’imposition. Un bon fournisseur de services de paie est beaucoup moins susceptible de commettre une erreur grave que votre personnel interne.
Équipe d’experts
La plupart des propriétaires d’entreprise et du personnel lié à la paie n’ont pas le temps de rechercher et d’étudier les réglementations en constante évolution. En externalisant la paie, une petite entreprise peut profiter d’une expertise qui n’était auparavant disponible que pour les grandes entreprises. Les sociétés de paie les plus importantes ont une équipe d’experts qui s’occupent de nombreux domaines des ressources humaines et de la paie.
Sécurité renforcée
Le traitement de la paie est une opération complexe et potentiellement risquée. Même avec des employés de confiance, il existe toujours un risque de vol, de détournement ou de falsification des fichiers de l’entreprise à des fins personnelles. Il existe également un risque évident lors de l’utilisation d’un logiciel de paie interne : dans quelle mesure les données sont-elles sûres et sécurisées sur le serveur ou le réseau de l’entreprise ? Cette question très réelle peut également consommer l’énergie et l’attention d’un propriétaire d’entreprise. Avez-vous le temps et l’énergie de surveiller de près les finances de votre entreprise en cas d’abus de temps et d’autres activités contraires à l’éthique ? La plupart des services de paie ont des technologies qui peuvent repérer et alerter les clients sur divers types de fraudes salariales.
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